Proces planowania wydarzeń może być przytłaczający nawet dla doświadczonych organizatorów. Istnieje po prostu zbyt wiele czynników, które należy wziąć pod uwagę.
Masz uczestników, rejestracje wydarzeń, strategie marketingowe i sponsoring, nie wspominając o wydarzeniach wirtualnych, hybrydowych i wyłącznie osobistych o różnych potrzebach.
Ty mówisz: Rozumiem. To skomplikowane. Ale jak mam zaplanować czas wydarzenia? Nie mogę przewidzieć przyszłości, prawda?
Zatrzymaj się i weź głęboki oddech. Nie martw się o coś, co prawdopodobnie nie wydarzy się w dającej się przewidzieć przyszłości.
Harmonogramy eventów pomogą ci uspokoić myśli i zaplanować udane wydarzenie. Pokażemy ci, jak stworzyć taki plan i podpowiemy, na jakich aspektach wydarzenia należy się skupić.
Wyjaśnijmy sobie kilka rzeczy: Twój harmonogram nie będzie przydatny, jeśli przed rozpoczęciem wydarzenia nie minęło wystarczająco dużo czasu.
Nie ma jednej odpowiedzi na pytanie, kiedy planować wydarzenia. Ostatecznie zależy to od rodzaju wydarzenia, które chcesz zorganizować.
Czy jest to duże czy małe wydarzenie? Ma to znaczenie, ponieważ planowanie dużych wydarzeń może zająć nawet 12 miesięcy. Ponadto, w przypadku dużych wydarzeń konieczne będzie zarezerwowanie miejsc i wynajęcie odpowiednich lokali rozrywkowych stworzonych na potrzeby wydarzenia.
Jednocześnie w przypadku mniejszych wydarzeń, takich jak spotkania firmowe lub seminaria, wystarczy sześć miesięcy.
Zupełnie inaczej sprawa wygląda w przypadku wydarzeń wirtualnych. Możesz potrzebować co najmniej 12 tygodni, zwłaszcza jeśli nie znalazłeś odpowiednich partnerów produkcyjnych, którzy pomogą Ci zrealizować Twoje plany.
Czujesz presję? Nie poddawaj się. Możliwe jest zaplanowanie wydarzenia w krótkim czasie. Z reguły jednak, im więcej masz czasu, tym więcej masz swobody, aby wyjść poza podstawy.
Teraz, gdy przyjrzeliśmy się przybliżonym terminom wydarzeń, przejdźmy do tajników ich planowania:
Planując wydarzenie, zacznij od rzeczy, bez których nie możesz się obejść. Te istotne części wydarzenia nie powinny być zmieniane ani przekładane.
Oto kilka przykładów:
Zawsze zaczynaj od takich nieodwracalnych warunków, ponieważ są one już z góry ustalone. Nie ma możliwości ich zmiany.
Gdy już uporasz się z warunkami wstępnymi, przejdź do partnerów, sprzedawców i sponsorów.
Sprzedawcy są sercem wydarzenia. To oni ożywiają wydarzenie. Jedyne, co możesz zrobić, to uwzględnić ich w harmonogramie planowania wydarzenia.
Dobrze, aby dostawcy mieli pojęcie, ile czasu zajmie im urzeczywistnienie Twojego marzenia.
Podczas tworzenia harmonogramu warto wziąć pod uwagę poniższe przykłady:
Pamiętaj, że terminy partnerów mogą również wpłynąć na budżet wydarzenia. Na przykład, zarezerwowałeś już miejsce na wydarzenie na określoną datę.
Rozumiesz jednak, że jeden z dostawców musi przygotować wszystko na noc przed wydarzeniem. Oznacza to, że będziesz musiał wydać więcej pieniędzy na wynajem lokalu, ponieważ dostęp do niego zajmie Ci znacznie więcej czasu.
Planowanie wydarzeń to proces twórczy, a pomysły będą napływać ze wszystkich stron. Nie zaczynaj od jednego projektu. Zamiast tego stwórz kilka projektów, które możesz udostępnić swojemu zespołowi i poprosić ich o ocenę.
Pamiętaj, że nie odniesiesz sukcesu za pierwszym razem - jest to całkiem do przyjęcia. Ważne jest, aby mieć kilka propozycji harmonogramu planowania wydarzeń, zgodnych z celami i założeniami wydarzenia.
Innym ważnym aspektem planowania wydarzeń jest przewidywanie nieprzewidywalnego. Kiedy planujesz w najdrobniejszych szczegółach, z pewnością pojawią się przeszkody.
Na przykład, firma nie była w stanie posprzątać sali konferencyjnej na czas. Albo głównemu mówcy przypadkowo zabrakło czasu.
Zaplanuj nieoczekiwane zdarzenia, tworząc przestrzeń dla ruchu. Pozwoli Ci to zachować spokój, opanowanie i brak stresu w przypadku takich sytuacji.
Gdy masz już harmonogram wydarzeń, roześlij go do wszystkich interesariuszy i daj im czas na wyrażenie opinii.
Wysłuchaj tego, co mają do powiedzenia. Czy ujawnili jakieś punkty bólu, których nie można było zidentyfikować? Czy niektórzy dostawcy będą potrzebować więcej czasu niż im dałeś? Czy daty i godziny się zgadzają?
W razie potrzeby dokonaj niezbędnych korekt i bądź elastyczny w przypadku nieoczekiwanych zmian.
Teraz, gdy znasz już podstawy planowania wydarzeń i wiesz, na jak długo powinieneś je zaplanować, porozmawiajmy o zawartości harmonogramu wydarzeń.
Rozpocznij proces planowania od rozważenia celów swojego wydarzenia. Wybierz rodzaj wydarzenia, które chcesz zorganizować, zastanów się, jak będzie ono wyglądać i określ frekwencję publiczności.
Te pytania mogą pomóc w podjęciu decyzji, czy zorganizować wydarzenie hybrydowe, twarzą w twarz czy wirtualne. Gdy masz już zestaw celów, które Cię prowadzą, Twój zespół może je realizować.
Gdy tak wiele osób jest zaangażowanych w planowanie wydarzenia, nieznajomość ról i obowiązków może być myląca.
Dlatego niezwykle ważne jest delegowanie zadań i jasne określenie, co każda osoba powinna zrobić. W ten sposób wszyscy będą nadawać na tych samych falach i będą wiedzieć, jakich terminów muszą dotrzymać.
Udane wydarzenie nie byłoby kompletne bez budżetu. Zapobiegnie to przekroczeniu kosztów i pozwoli określić, które koszty należy obniżyć.
Wybór miejsca wydarzenia ma kluczowe znaczenie dla planowania każdego wydarzenia, ponieważ pomaga określić daty wydarzenia.
To samo dotyczy platform wirtualnych. Powinieneś być w stanie wybrać rozwiązanie do zarządzania wydarzeniami, które odpowiada Twoim potrzebom.
Planowanie wydarzeń byłoby niekompletne bez promocji i marketingu. Używaj różnych strategii podczas rozpowszechniania informacji o swoim wydarzeniu.
Pomyśl o swojej grupie docelowej i dowiedz się, jakie miejsca często odwiedzają. Dobrym pomysłem jest stworzenie funkcjonalnej i łatwej w obsłudze strony internetowej wydarzenia, na której ludzie mogą się zarejestrować. Następnie reklamuj swoje wydarzenie na różnych platformach marketingowych.
Mniej więcej w tym czasie powinieneś zakończyć promowanie wydarzenia i budżetowanie.
Trzy miesiące po rozpoczęciu wydarzenia powinieneś przenieść swoją uwagę na wybór oprogramowania do rejestracji wydarzeń, rezerwację pozostałych dostawców i sprzętu do prezentacji.
Rejestracja jest pierwszym punktem kontaktu między wydarzeniem a uczestnikami. Powinna wywrzeć na nich pozytywne pierwsze wrażenie. W jaki sposób? Z pomocą najprostszej rejestracji.
Oferuj promocje i zachęty, takie jak bilety za wczesną rejestrację. Skontaktuj się z odwiedzającymi za pośrednictwem poczty elektronicznej, jeśli nie byli w stanie wypełnić formularza.
Prosta rejestracja może sprawić, że planowanie wydarzenia będzie łatwiejsze niż kiedykolwiek wcześniej.
Harmonogram planowania wydarzenia nie byłby kompletny bez firm cateringowych i innych partnerów. Trzy miesiące przed wydarzeniem zacznij szukać dostawców, którzy pasują do celów twojego wydarzenia. Następnie zdecyduj się na nich przed upływem trzech miesięcy.
Wskazówka: Zarezerwuj dostawców tak wcześnie, jak to możliwe. Będziesz miał przewagę konkurencyjną nad innymi organizatorami wydarzeń, którzy również ich potrzebują.
Nie czekaj do daty wydarzenia, aby sfinalizować biografie i szczegóły dotyczące prelegentów. Przedyskutuj z prezenterami, co powinni zrobić podczas swoich prezentacji. Upewnij się, że mają już przygotowany zestaw tematów i punktów do dyskusji.
Wcześniej wspomnieliśmy o znaczeniu oczekiwania nieoczekiwanego. Dotyczy to również tworzenia planów awaryjnych w celu ochrony słuchaczy i prelegentów w przypadku klęsk żywiołowych lub innych nieprzewidzianych okoliczności.
Do wydarzenia pozostał już tylko miesiąc. Do tego czasu większość prac związanych z planowaniem i zatrudnianiem powinna być już wykonana. Pozostaje tylko upewnić się, że wszystko pójdzie gładko.
Tutaj sprawa jest prosta i jasna: Zadzwoń do dostawcy jedzenia i upewnij się, że jest w stanie zrealizować uzgodnione plany.
Gdy już zajmiesz się rejestracją wydarzenia, poinformuj dostawcę o ostatecznej liście gości lub liczbie osób, aby mógł dokonać niezbędnych ustaleń.
Platformy eventowe i dostawcy usług eventowych mają różne kształty i rozmiary. Niezależnie od tego, czy chodzi o dostawcę sali, projektanta, produkcję AV czy zespół marketingowy, lista jest nieskończona.
Jeśli nadal tego potrzebujesz, sprawdź każdego dostawcę i sprawdź ze wszystkimi wcześniej omówione plany.
Może być konieczne wprowadzenie odpowiednich zmian. Na przykład, dostawca obiektu może nie zezwolić na zorganizowanie wydarzenia dzień wcześniej. Albo dostawca sprzętu może nie mieć potrzebnej konfiguracji mgły.
Potwierdź szczegóły ze wszystkimi, aby wszystko poszło gładko w dniu wydarzenia.
Twój personel i goście powinni być informowani o tym, co powinni robić w dniu wydarzenia.
Informuj ich na bieżąco i w razie potrzeby informuj o wszelkich zmianach. Na przykład, możesz dostarczyć uczestnikom instrukcje dotyczące dostępu do wydarzenia. Jednocześnie możesz powtórzyć role i obowiązki swoich pracowników.
Możesz przeprowadzić wydarzenie skoncentrowane na ROI tylko poprzez przejście przez proces planowania.
Wydarzenia to duży biznes, bez względu na skalę. Właściwe planowanie jest kluczem do spełnienia oczekiwań odwiedzających i gości.
Szukasz wirtualnego oprogramowania do zarządzania wydarzeniami? Rozwiązanie do zarządzania wydarzeniami Confenta może przenieść wirtualne i hybrydowe wydarzenia na wyższy poziom, przyciągając więcej uczestników i zwiększając współczynnik konwersji wydarzenia.
Zarezerwuj bezpłatną wersję demonstracyjną naszego oprogramowania do obsługi wirtualnych wydarzeń lub skontaktuj się z nami, aby uzyskać więcej informacji.
Czym jest oś czasu wydarzenia?
Oś czasu wydarzenia to chronologiczna lista wszystkich etapów planowania wydarzenia. Harmonogramy wydarzeń można planować zarówno na długi czas, jak i na dzień wydarzenia.
Kiedy powinienem zacząć promować wydarzenie?
Lepiej będzie, jeśli zaczniesz promować swoje wydarzenie co najmniej 2-3 miesiące przed jego rozpoczęciem.
Jak długi jest harmonogram planowania wydarzenia?
Harmonogram planowania wydarzenia powinien obejmować co najmniej 4-6 miesięcy.
Czy potrzebuję sponsorów na małe wydarzenie?
To zależy. Wiele wydarzeń czerpie korzyści z posiadania sponsora. Sponsorzy mogą pomóc zebrać fundusze i otworzyć możliwości nawiązywania kontaktów. Jednak sponsor może nie być potrzebny, jeśli organizujesz małe wydarzenie, takie jak spotkanie firmowe.
Zarezerwuj bezpłatną konsultację już teraz , a przeprowadzimy Cię przez proces upraszczania wydarzeń!
Polecamy również:
Dowiedz się więcej o możliwościach platformy eventowej Confenta
